Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE JÄSENET JA OSAKKAAT

1 YLEISTÄ
Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus")
edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.

2 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Yhteisinä rekisterinpitäjinä toimivat Suur-Helsingin Golf ry. ja Suur-Helsingin Golf Oy tämän
tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisteröityjen informoinnin ja rekisteröidyn oikeuksien
toteuttamisen osalta vastuutahona toimii Suur-Helsingin Golf Oy.
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot:

Suur-Helsingin Golf Oy.
Toimitusjohtaja
Jarkko Raski
Jarkko.raski@shg.fi
Puh. 050 407 2166

3 REKISTERIN NIMI
Jäsen- ja osakassuhteiden, vieraspelaajien sekä golfin green cardin suorittaneiden
hallintaan tarkoitettu rekisteri, jossa rekisteröitynä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet,
vieraspelaajat ja erilaisissa promotilaisuuksissa yhteystietonsa antaneet potentiaaliset
uudet asiakkaat, osakkeenomistajat sekä golfin green cardin suorittaneet

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE
Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista
ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

Käyttötarkoitus		Oikeusperuste		Henkilötietoryhmät
Suur-Helsingin Golf ry:n jäsenluettelon ylläpitäminen	Lakisääteisten velvotteiden noudattaminen; yhdistyslain mukainen velvoite jäsenluettelon ylläpitämiseen.		Jäsenet:- nimi, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, osoite ja kotipaikka, käyttäjäryhmä, jäsenmaksuluokka ja muut jäsenyyteen liittyvät tiedot
Suur-Helsingin Golf Oy:n osakasluettelon ylläpitäminen osakeyhtiölain mukaisesti	Lakisääteisten velvotteiden noudattaminen; osakeyhtiölain mukainen velvoite osakasluettelon ylläpitämiseen.		Osakkaat: nimi, osakenumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot ja kotipaikka
Palveluiden tuottaminen sekä asiakaspalvelun ja asiakassuhteen hallinnointi, kuten tasoituksen ylläpitäminen, sekä ajanvarausten hallinnointi ja kilpailujen järjestäminen	Sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimenpiteet ja/tai rekisterinpitäjän oikeutetut edut (kuten tasoitus, ajanvaraus, kilpailutulokset jne.)		Nimi, yhteystiedot, jäsennumero, sukupuoli, maksutiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura, sekä tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset ja bägivaraston vuokraaminen) jne. tai asiakkaan itse antamat tiedot kuten kuva. Osakkeen omistus- ja vuokraushistoria.
Markkinointi	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sekä asiakkaan suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin		Nimi, yhteystiedot, jäsentiedot, tasoitustiedot ja pelihistoria.
Tutkimusten, selvitysten sekä mielipidekyselyiden toteuttaminen ja tilastointi	Oikeutettu etu		Nimi, yhteystiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asiakkaas käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset, ja bägivaraston vuokraaminen) jne. Osakkeen omistus- ja varaushistoria.
Suur-Helsingin Golf ry:n golfin green cardin suorittaneinen luettelon ylläpitäminen	Oikeutettu etu.		Nimi, sukupuoli, syntymäaika, yhteystiedot sekä suoritukseen liittyvät tiedot kuten ajankohta.
Suur-Helsingin Golf Oy:n kiinteistöjen kameravalvontarekisteri, jonka käyttötarkoitus on rikosten ehkäiseminen ja selvittäminen	Oikeutettu etu.		Kameravalvonnan videotallenteet.

5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT

Jäsenten ja asiakkaiden tiedot säilytetään jäsenyyden tai asiakassuhteen ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti jäsen- tai asiakassuhteen ajan.
Jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen hänet siirretään ns. passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä. Entisten jäsenten ja asiakkaiden tiettyjä tietoja (ks. tarkemmin kohdan 4 taulukko yllä) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, jolloin entisiä jäseniä tai asiakkaita pidetään ns. potentiaalisina asiakkaina.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan, mikäli kyseiseen henkilöön ei ole kohdistunut markkinointitoimenpiteitä viimeiseen 12 kuukauteen tai jos henkilö on kieltänyt häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin.
Tietoja voidaan jäsenen tai asiakkaan suostumuksella säilyttää toistaiseksi.
Kameravalvontarekisterin tiedot kirjoittautuvat päälle uudella tiedolla noin kahdessa kuukaudessa.

6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

Yhteisrekisterinpitäjät voivat luovuttaa henkilötietoja Suomen Golfliitto ry:lle, joka on Euroopan Golfliiton (EGA) alainen virallinen tasoitusta ylläpitävä toimija. Golfliitto käyttää tietoja asiakaspalveluun, lajin ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin. Golfliiton keskusrekisteriin toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija), lehden tilaustieto (paperilehti, digilehti), pelikierrokset ja tulokset.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
Yhteisrekisterinpitäjät voivat myös luovuttaa henkilötietoja toiselle Golfliiton jäsenseuralle vieraspelaamiseen liittyvän asiakassuhteen hoitoa varten. Vieraskentän ajanvarausjärjestelmään toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija).

7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja- asetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

8 HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja- asetukseen perustuen.

9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

9.3 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

9.5 Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyt voivat tarkastaa tähän selosteeseen liittyvät omat tiedot pääosin seuran käyttämästä sähköisestä järjestelmästä (Wise golf tai Nexgolf).
Kaikki muut tässä selosteessa mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.

10 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa henkilötieto- ja varausjärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjien työntekijöillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää rekisteriä työtehtäviensä tekemiseen.
Kameravalvonnan videotallenteet ovat käyttäjätunnuksella ja salasanalla suljetussa rekisterissä, joihin käyttöoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjän työntekijöillä. Kameravalvonnan videotallenteiden rekisteritietoja voidaan luovuttaa viranomaisten käyttöön rikoksen selvittamiseksi.
Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella.
Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmistoilla.
Toimisto- ja arkistotilat ovat toimiston kiinnioloaikoina lukitut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.